Predavanja

5 korakov do varnega dela z informacijami od doma

Že od nekdaj velja, da kdor ima informacijo, ima moč! Težko vplivamo na posredovanje, namerno uničenje in zlorabo informacij ter dokumentov. Pred nami so izzivi, ki jih lahko tehnološko uspešno rešimo, vendar ne brez dviga poslovne in osebne morale. Čas korone nam je realno pokazal, na kateri stopnji digitalne zrelosti smo. Marsikdo je uspel prestaviti večji del poslovanja na nove oddaljene lokacije. Imeli smo srečo, da ni prišlo do večjih napadov na sisteme poslovanja podjetji. Preživeli smo, vendar nas čaka še veliko dela. Sedaj moramo ponovno opredeliti naše poslanstvo, cilje in vizijo ter kupce. Predvideti moramo vse varnostne izzive in se do njih opredeliti ter zakonsko uskladiti. Veliko bomo vlagali v odnose in v odgovornost zaposlenih. Racionalizirali bomo poslovanje in najemali storitve. Primeri dobre praks v tujini zagotavljajo, da je prenos delovnih procesov, ki temeljijo na visokem riziku in strokovni kompetentnosti na zunanje izvajalce več kot upravičen. S primeri iz prakse, vam bomo pokazali vseh 5 korakov, katere morate prehoditi, da boste varno poslovali od doma. In da, poslovodstvo je vedno odgovorno!

COVID-19 in IMiS-20

V predavanju bomo razmišljali o vlogi in pomenu dokumentnih sistemov v času izrednih dogodkov, ki jih je povzročila pandemija COVID-19, predstavili pa bomo tudi novosti naših rešitev, ki smo jih lansirali v zadnjem letu.

Digitalno vložišče in proces priprave pogodb v praksi z gostom iz podjetja BTC

Digitalizacija delovnih postopkov ima povsem praktičen namen in velikokrat podpira poslovno strategijo. Uspešni primeri uvedbe informacijskih rešitev za digitalno poslovanje imajo za sabo jasno načrtovane cilje in pričakovane poslovne koristi. Na predavanjih bo iz prve roke predstavljena digitalizacija enega ključnih delovnih postopkov v podjetju BTC ter prenova vložišča vhodno-izhodne pošte. Gost bo odkril tudi prihodnje izboljšave, ki jih želi družba BTC doseči z digitalizacijo in avtomatizacijo delovnih postopkov.

Elektronska izmenjava in upravljanje z e-dokumenti

Elektronska izmenjava dokumentov ni samo pošiljanje eRačunov, v katero smo bili za proračunske uporabnike »prisiljeni« pred petimi leti. Spoznali bomo, kaj je bistveno pri elektronski izmenjavi dokumentov in informacij ter kakšne so prednosti takega načina poslovanja. Z elektronsko izmenjavo dokumentov in zajemom ter pretvorbo fizičnih dokumentov v papirno obliko pa se pojavijo novi izzivi upravljanja z elektronskimi dokumenti znotraj organizacij. Te bomo spoznali v drugem sklopu predavanja in na podlagi enotnih tehnoloških zahtev (ETZ) tudi spoznali, kako nam pri tem lahko pomaga sodoben dokumentni sistem.

Od papirja do elektronske hrambe

Neurejena dokumentacija, stiska s prostorom ter slab nadzor nad upravljanjem s podatki so le nekateri izmed izzivov, s katerimi se organizacije soočajo pri svojem poslovanju, saj je papir sestavni del vsake organizacije, ne glede na okolje, kateremu pripada. Sodobno poslovanje narekuje nastanek velike količine dokumentov vseh vrst, upravljanje obsežne količine dokumentacije pa je dolgotrajna in težka naloga. Na predavanju boste izvedeli, kako se lahko papirni dokumenti digitalizirajo že ob vstopu v podjetje z uvedbo digitalizacije vhodne pošte ter ostalih dokumentov. Delo z elektronskimi dokumenti je namreč hitrejše, bolj organizirano ter stroškovno ugodno. Prikazali bomo, kako digitalizirani dokumenti potujejo skozi dokumentni sistem, kaj vse se z njimi dogaja ter kako je na koncu procesa poskrbljeno za varno elektronsko hrambo. Dotaknili se bomo tudi certificirane rešitve za elektronsko podpisovanje, ki uporabnikom omogoča zakonsko skladen podpis, ki je enakovreden ročnemu.

Pandemigitalizacija

V sklopu predavanja bodo predstavljene spremembe poslovnih procesov, predvsem na področju digitalizacije poslovanja, zlasti zaradi nepričakovanih spremembah pri zagotavljanju poslovnih procesov zaradi pandemije COVID 19. Boris Gomiunik, produktni vodja podjetja HAKL IT, bo predstavil, kaj je pandemija pokazala, da zmoremo digitalizirati in kaj so tipični izgovori podjetij, zakaj ne bi prešli na digitalno poslovanje. Dejstvo je, da se je digitalizacija čez noč zaradi pandemije močno spremenila. Tako je drastično poskočilo spletno nakupovanje, spletne konference, oddaljeno delo in oddaljeno učenje. Predstavljeno bo, da smo tudi mi v podjetju HAKL IT zaznali večja povpraševanja po dokumentnem sistemu ali prilagoditvah dokumentnega sistema oz. elektronski izmenjavi dokumentov. Za dogodek smo naredili analizo spletnega nakupovanja naših strank in smo tako ugotovili, da se je našim strankam, ki imajo našo spletno prodajo, spletna prodaja močno povečala.

Pozdrav in uvodni nagovor organizatorja: Dr. Aleksander Šinigoj, Palsit d.o.o.

Priprava in prenos elektronskega arhivskega gradiva od ustvarjalca v javni elektronski arhiv e-ARH.si

Vsak elektronski zapis, bodisi tekstovni dokument, zvočni ali video posnetek, podatkovna baza ali zapis na družbenem omrežju, ima svoj življenjski cikel. Ta se začne v trenutku, ko zapis ustvarimo, nadaljuje pa s »potovanjem« skozi različne informacijske sisteme, na tej poti z njim upravljajo različno usposobljeni ljudje v različno urejenih poslovnih okoljih. In ravno ta različnost je še posebej pomembna, ko govorimo o elektronskih zapisih, saj lahko bistveno vpliva na njihovo verodostojnost. To pa je ključnega pomena, kadar imajo zapisi status arhivskega gradiva, ki ima, poleg trajnega pomena za zgodovino, druge znanosti in kulturo, tudi trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Slednje pa narekuje najvišji nivo skrbnega ravnanje s tem gradivom v smislu stalnega zagotavljanja njegove verodostojnosti, ne glede na to, v katerem okolju je. Eno ključnih prelomnih točk v življenjski poti arhivskega zapisa predstavlja proces njegove priprave na izročitev in sama izročitev iz okolja ustvarjalca v okolje javnega e-arhiva. Ob tem prenosu se namreč hkrati prenese tudi skrb za zagotavljanje nadaljnje verodostojnosti tega gradiva in s tem javne vere (zaupanja) v te zapise s strani ustvarjalca na javni e-arhiv. Zato je treba ravno tej prelomni točki v življenjskem ciklu e-arhivskega gradiva posvetiti še posebno pozornost.
V prispevku bo predstavljena metodologija priprave e-arhivskega gradiva in njegov prenos v sistem e-ARH.si, to je slovenski javni e-arhiv. Tega zadnja leta, v glavnem s pomočjo evropskih finančnih sredstev, sistematično razvijamo in vzpostavljamo slovenski javni arhivi.

Rekono in Bankart: od video identifikacije do e-podpisa na daljavo

Podjetje Rekono, ki ga je Evropska komisija konec maja 2020 uvrstila na EU eIDAS listo ponudnikov storitev zaupanja, ter Bankart, vodilno slovensko podjetje na področju procesiranja sodobnih plačilnih instrumentov, bosta predstavila aktualne rešitve in storitve, ki posameznikom, ki poslujejo kot fizične osebe ali kot predstavniki gospodarskih družb, organov in organizacij, omogočajo eIDAS, PSD2 in z drugimi relevantnimi predpisi skladno uporabo storitev zaupanja za e-transakcije na daljavo.
Ponudba podjetij Rekono in Bankart obsega celovito storitev: od onboardinga posameznika preko video identifikacije in prijave z močno dvofaktorsko avtentikacijo, do naprednega e-podpisa z integriranim kvalificiranim e-žigom, kvalificiranega e-podpisa in drugih storitev zaupanja, ki uporabnikom omogočajo verodostojno in varno spletno poslovanje na vseh področjih gospodarskih, upravnih in družbenih dejavnostih.

Temelji arhivistike, biti ali ne biti arhivist

V predstavitvi Temelji arhivistike - biti ali ne biti arhivist so v prvem delu predstavljeni elementi zgodovine arhivske dejavnosti, ki se po dr. Lodoliniju prične z obdobjem pred odkritjem pisav. Lodolini kot začetek arhivistike postavlja poslikave v podzemeljskih jamah ter jih upravičeno utemeljuje kot izvor informacij. Kasnejša obdobja so predstavljena glede na obdobja vezana na pisne podlage in pojav prvih "arhivski služb" v stari Grčiji, Rimskem imperiju in v času Karla Velikega.
V drugem delu so predstavljene poti urejanja in delovanja arhivskih služb pri ustvarjalcih s citiranjem zakona in podzakonskih aktov ter predstavitvijo postopkov poslovanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom. Navedena sta tudi dva mednarodna akta in sicer Kodeks in Deklaracija.
Na koncu so napotki, kako do dobre izobrazbe arhivistov, brez katerih v bodoče ne bo možno reševati strokovnih vprašanj s klasičnim in digitalnim arhivskim gradivom.